6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.10 kapsamında bilgilendirme
Bu metin, KVKK yükümlülüklerinin ürün tarafındaki karşılığını hızlı başlatmak için hazırlanmış bir taslaktır; avukat incelemesinden geçmeden yayına alınmaz. Özellikle veri sorumlusu/işleyen sıfatları, saklama süreleri, yurt dışı aktarım ve VERBİS kaydı yükümlülüğü şirketin somut durumuna göre değişir.
| Veri sorumlusu | [Ticari unvan doldurulacak] |
| MERSİS no | [Doldurulacak] |
| Adres | [Doldurulacak] |
| KEP adresi | [Doldurulacak] |
| E-posta | [Doldurulacak] |
| VERBİS | [Kayıt yükümlülüğü hukukçu tarafından tespit edilecek] |
Metin iki farklı ilişkiyi kapsar ve şirketin sıfatı ikisinde farklıdır:
| İlişki | Şirketin sıfatı |
|---|---|
| Pilot başvuru formu, fiyat teklifi formu, tanıtım yazışmaları | Veri sorumlusu — bu metnin kapsamı |
| Müşterinin LotDefteri'ne girdiği veriler (kendi kullanıcıları, tedarikçi ve müşteri irtibat kişileri) | Veri işleyen — veri sorumlusu müşteri firmadır |
Bu ayrım hukuken belirleyicidir ve avukat tarafından teyit edilmelidir. Müşteri firmanın çalışanı gibi ilgili kişilerin başvuruları kural olarak kendi işverenine yapılır.
| Kategori | Veriler | Kaynak |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad soyad | Pilot başvuru / teklif formu |
| İletişim | Kurumsal e-posta, telefon, il | Pilot başvuru / teklif formu |
| Mesleki deneyim | Görev/unvan, çalışan sayısı, üretim alanı | Pilot başvuru formu |
| Müşteri işlem | Form içeriği, yazışma geçmişi | Form ve e-posta |
| Pazarlama | Ticari elektronik ileti onayı (varsayılan kapalı) | Form onay kutusu |
| Kategori | Veriler |
|---|---|
| Kimlik / iletişim (kullanıcı) | Ad soyad, e-posta, kullanıcı adı, unvan |
| Kimlik doğrulama | Parola karması (açık parola tutulmaz), güvenlik damgası |
| İletişim (iş ortağı irtibatı) | Tedarikçi ve müşteri irtibat kişisi adı, telefon, e-posta, adres |
| Kimlik (firma) | Vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarası |
| İşlem güvenliği | Kullanıcı kimliği ve adı, IP adresi, tarayıcı bilgisi, işlem zamanı, değişen alanlar |
| İşlem güvenliği | Etiketi basan kullanıcı ve basım anı |
| İşlem güvenliği | Geri çağırma bildirimini yapan kullanıcı, bildirilen taraf adı, mesaj metni |
| Diğer | Yüklenen belgeler ve yükleyen kullanıcı |
Denetim izi kayıtları IP adresi ve tarayıcı bilgisi içerir ve süresiz saklanır. Süresiz saklama, KVKK m.4/2-d ilkesiyle gerilim içindedir; bu gerilimin hukuki gerekçelendirmesi avukat tarafından yapılmalıdır. Ayrıca vergi numarası alanı, şahıs işletmelerinde TC kimlik numarası içerebilir.
Ürün özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik, din, üyelik vb.) toplamak üzere tasarlanmamıştır ve bunun için ayrılmış alan içermez. Serbest metin alanları kullanıcı tarafından bu tür veriyle doldurulabilir; müşterinin bu alanlara özel nitelikli veri girmemesi gerekir.
Veri sorumlusu sıfatıyla:
Veri işleyen sıfatıyla, müşterinin talimatı doğrultusunda:
| Veri / işlem | Hukuki sebep |
|---|---|
| Form verileri (başvuru, teklif) | m.5/2-c — sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması |
| Kullanıcı hesabı, kimlik doğrulama | m.5/2-c — sözleşmenin ifası |
| Tedarikçi/müşteri irtibat verileri, izlenebilirlik kayıtları | m.5/2-a — kanunlarda açıkça öngörülmesi (5996 s.K. m.22; Resmî Kontroller Yön. m.40/3-d) |
| Fatura ve irsaliye alanları | m.5/2-a — VUK m.253, TTK m.82 |
| Denetim izi, IP ve tarayıcı bilgisi | m.5/2-f — meşru menfaat (işlem güvenliği); denge testi hukukçu tarafından yapılmalıdır |
| Ticari elektronik ileti | m.5/1 — açık rıza (varsayılan kapalı, ayrı onay kutusu) |
| Alıcı | Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Tarım ve Orman Bakanlığı il/ilçe müdürlüğü | Geri çağırma bildirimi ve talep hâlinde izlenebilirlik kayıtlarının sunulması | 5996 s.K. m.22, m.24 |
| [Barındırma sağlayıcısı] | Sunucu ve veritabanı barındırma | Sözleşmenin ifası |
| [E-posta sağlayıcısı] | Sistem bildirimi ve uyarı e-postalarının iletilmesi | Sözleşmenin ifası |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler | Talep hâlinde | Kanunda açıkça öngörülme |
| Hukuk ve mali müşavirlik hizmeti alınan taraflar | Hukuki yükümlülük ve menfaat | m.5/2-ç, m.5/2-f |
Ürün, verilerin Türkiye'de barındırılması esasına göre tasarlanmıştır.
Bu bir yapılandırma varsayılanıdır, teknik bir garanti değildir. Fiili barındırma konumu ve varsa yurt dışı aktarım, yayın öncesi somut olarak tespit edilip bu bölüme yazılmalıdır. KVKK m.9 uyarınca yurt dışı aktarım varsa hangi mekanizmaya dayanıldığı belirtilmek zorundadır.
Tek bir «X yıl» süresi yoktur. Fiili saklama süresi, uygulanabilir tüm politikaların en uzunudur.
| Veri türü | Süre | Dayanak |
|---|---|---|
| İzlenebilirlik kayıtları (parti, mal kabul, sevkiyat) | Ürünün raf ömrü bitiminden itibaren 3 ay | 5996 s.K. m.22 · Resmî Kontroller Yön. m.39/1-b |
| İrsaliye, fatura ve fiyat alanları | 5 yıl | VUK m.253 |
| Ticari defter ve belgeler | 10 yıl | TTK m.82 |
| Denetim izi | Süresiz | İç politika |
| Form verileri (başvuru, teklif) | [Süre doldurulacak] | Hukukçu tespiti |
Fiziksel silme hakkında dürüst beyan: ürünün mevcut sürümünde otomatik fiziksel silme uygulanmamaktadır. Yukarıdaki süreler asgari saklama yükümlülüğünü karşılar; KVKK m.7 kapsamındaki silme yükümlülüğü otomatik olarak yerine getirilmemekte, silme talepleri manuel karşılanmaktadır.
Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
haklarına sahiptir.
Hakların sınırı: silme ve düzeltme hakları, izlenebilirlik kayıtları bakımından sınırlıdır. 5996 s.K. m.22 ile VUK ve TTK kapsamındaki kayıtlar, kanunda öngörülen süre boyunca silinemez; denetim izi tasarım gereği değiştirilemez niteliktedir. Talebiniz bu kapsamdaysa gerekçesiyle birlikte tarafınıza bildirilir.
| Yöntem | Adres |
|---|---|
| Yazılı (ıslak imzalı) | [Adres doldurulacak] |
| KEP | [KEP adresi doldurulacak] |
| Güvenli elektronik imza / mobil imza | [E-posta doldurulacak] |
| Sistemde kayıtlı e-posta adresinizden | [E-posta doldurulacak] |
Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır (KVKK m.13/2). Talebin reddedilmesi hâlinde gerekçe bildirilir.
Başvurunuz müşteri firmanın LotDefteri'ne girdiği verilere ilişkinse, veri sorumlusu ilgili müşteri firmadır; başvurunuz gecikmeksizin o firmaya yönlendirilir ve size bilgi verilir.